Monitorar o planejamento para eliminar surpresas

Por Edgard Bello (*)

As surpresas nos negócios são inevitáveis. Elas não escolhem hora para acontecer e geralmente pegam as empresas desprevenidas e nem sempre os gestores conseguem lidar com a nova situação de uma forma adequada. Na verdade, ninguém deseja que as suas metas não sejam atingidas ao chegar o último dia de cada mês.

Mas, se as surpresas acontecem, como podemos nos preparar para elas?

Dependendo da característica de cada negócio, a resposta pode variar significativamente. O que devemos ter sempre em mente é que o planejamento pode sofrer alterações e ajustes durante o tempo e que análises do tipo “e se”, são fundamentais. Nem sempre o que foi planejado será possível de ser realizado. Outro tipo de situação - que o mercado costuma definir como “bom problema”, é a equipe de vendas conquistar novos clientes em determinado período quando a produção não está preparada para atender demandas elevadas.

Em todos os casos, o maior problema das surpresas é a empresa não possuir os recursos necessários para enfrentá-las. Mesmo as boas surpresas podem acarretar sérios problemas para a companhia. Este tipo de ocorrência é notado em vários mercados e, mais recentemente, em negócios mantidos pela Internet, onde o anúncio de um produto ou serviço pode registrar procura além do previsto.

Se a empresa quer estar preparada para as possíveis surpresas desagradáveis, o melhor a fazer é reunir todas as informações possíveis sobre o público alvo, possíveis oscilações de mercado, variantes diversas que podem influenciar o planejamento e simular a combinação de algumas possíveis variantes em cenários para o planejamento da tomada de decisão no momento certo. Mas, como organizar estas informações? Como criar possíveis cenários e suas variantes? A resposta pode estar no uso de ferramentas avançadas de planejamento, tradicionalmente conhecidas como ferramentas de CPM - Corporate Performance Management. Com a evolução dos negócios, a indústria de tecnologia já oferece várias opções aos gestores de planos orçamentários. O segredo está em como avaliar qual delas é a mais adequada ao seu negócio.

Mesmo com os modelos de negócios sofisticados, as metodologias de planejamento e previsões se mantêm por décadas. A variante está na capacidade da ferramenta em permitir aos gestores dar respostas rápidas e imediatas às surpresas do dia-a-dia corporativo. Então, podemos afirmar que o gerenciamento do desempenho dos negócios é a chave do sucesso do planejamento e, consequentemente, da companhia. A cada nova condição que devemos incluir em nosso planejamento, a ferramenta tecnológica deve oferecer de forma simples e ágil condições para adequação da lógica da ferramenta para a continuidade do planejamento futuro, sem a dependência de pessoal especializado em tecnologia, seja interna ou de consultores externos.

As ferramentas de Corporate Performance Management (CPM) possibilitam o planejamento de ações futuras baseado na criação de cenários com a simulação da combinação de possíveis variantes para as analises “e se”. Com o advento da “computação na nuvem” a oferta deste tipo de ferramenta aumentou e os executivos brasileiros podem ter na ponta dos dedos - ou de um clique - o acesso aos dados de uma campanha de vendas, de um cliente, um demonstrativo de resultados, de forma extremamente ágil e a um custo muito baixo.

Evitar surpresas é o que se consegue através de uma ferramenta de CPM. Para isso, é necessário ter em mente que as variantes dos negócios não avisam quando irão surgir. Cabe ao gestor estar atento às oscilações e estar preparado, com os recursos necessários para dar a resposta que a situação exige, através da criação de infinitos cenários com simulações de possíveis situações para o estudo da tomada de decisão para cada caso.

Você pode fazer tudo isso com base em planilhas eletrônicas, mas, certamente levará muito mais tempo e não terá a confiabilidade, mobilidade e a colaboração em tempo real necessárias que o seu negócio exige. O segredo e o conceito geral de hoje é a sua capacidade de automação. Com a “computação na nuvem”, ele ganha novos horizontes e os negócios agradecem.

(*) CEO da ODE Peopleware, fornecedora no Brasil do Adaptive Planning