Case de Sucesso

Arezzo moderniza sistema de viagens e reembolsos com SAP Concur

A ferramenta atende 650 funcionários e 49 lojas próprias, trazendo ganhos de produtividade e economia de tempo

Projeto faz parte das iniciativas de transformação digital da empresa e traz mais transparência ao processo

Salvador, 15/03/2019 - A Arezzo&Co – empresa com 3 mil funcionários, líder no setor de calçados, bolsas e acessórios femininos no Brasil e dona das marcas Arezzo, Schutz, Anacapri, Alexandre Birman, Fiever e Owme - implementou o SAP Concur Expense para gerenciamento do reembolso de despesas e prestação de contas de adiantamentos recebidos pelos colaboradores da empresa. A solução, adotada no início deste ano, está disponível, via aplicativo no celular ou plataforma web, para cerca de 650 colaboradores, espalhados por diversas regiões do país, sendo que 130 funcionários, principalmente dos times de vendas, usam a plataforma de forma contínua.

Bianca Valau, gestora global de Viagens da empresa, procurou as áreas de TI e de Transformação Digital da empresa para modernizar os processos de reembolso de viagens corporativas para melhorar a experiencia dos viajantes, que vinham demandando por maior agilidade e menos burocracia nos processos de reembolsos. O principal objetivo era automatizar os processos e diminuir os prazos para recebimentos, que podiam chegar a até 20 dias, sem considerar riscos de extravios das notas fiscais originais, que precisavam ser enviadas pelos colaboradores, via correio, para a sede da empresa no Rio Grande do Sul. Outra demanda era diminuir o tempo da equipe envolvida, com os processos de reembolso, direcionando para outras atividades da área, com maior suporte aos objetivos de negócios da companhia.

O projeto foi apresentado ao CFO da Arezzo&Co pela área de viagens e compras corporativas com o suporte do diretor de TI, Julio Baião, e pelo diretor executivo Transformação Digital, Mauricio Bastos, como um projeto para trazer agilidade e simplificação dos processos e apontou os ganhos considerando a economia de tempo e o reflexo na produtividade de todos os profissionais envolvidos, desde o colaborador na ponta, até o pagamento pelo departamento financeiro.

A partir da implementação, concluída no início de fevereiro, o tempo de reembolso diminuiu para até 5 dias em média, com forte economia de tempo de todas as áreas e profissionais envolvidos. "O grande benefício da adoção do SAP Concur foi permitir que eliminássemos alguns processos desnecessários, como o gestor ter que validar um reembolso de uma viagem que ele já tinha aprovado e despesas já previstas, como alimentação. Com a plataforma SAP Concur, se a despesa está coberta pela política de viagens da empresa, a aprovação é automática, mediante a apresentação dos comprovantes digitalizados usando o próprio aplicativo", explica Bianca.

A ferramenta SAP Concur Expense permite a digitalização e leitura dos comprovantes de despesas a partir do aplicativo para celular ou da plataforma web. Outro benefício é que a solução pode ser totalmente parametrizada com a política de viagens da empresa e já sinaliza qualquer incompatibilidade no processo no momento em que o funcionário solicita o reembolso. A empresa também incorporou no SAP Concur Expense o reembolso das 49 lojas próprias do grupo, que contam com uma verba administrativa para despesas de manutenção e gastos extras e que precisam prestar contas mensalmente. A empresa foi pioneira no Brasil na utilização da ferramenta SAP Concur para gerenciamento do fluxo de despesas extras nas lojas próprias.

A gestora também aponta a integração simplificada com os demais sistemas SAP adotados pela Arezzo&Co, incluindo o ERP e sistemas contábeis e também com momento de Transformação Digital pelo qual passa a empresa, como fatores importantes para o sucesso da implementação. "Tivemos um retorno muito positivo dos colaboradores, desde o piloto do projeto, com os funcionários nos procurando para utilizar o sistema, mesmo não integrando o grupo selecionado para participar desta etapa da implementação. Os profissionais envolvidos neste início contribuíram sobre a usabilidade da ferramenta e compartilharam insights positivos sobre a agilidade e simplicidade do novo processo", completa.

Para Valéria Soska, diretora geral da SAP Concur, "Iniciativas como a da Arezzo&Co demonstram o potencial da digitalização de processos para ampliar a produtividade e permitir que os profissionais gastem menos tempo com tarefas repetitivas e dediquem mais energia para trazer resultados impactantes para os negócios".

Sobre a Arezzo&CO

A Arezzo&Co é líder no setor de calçados, bolsas e acessórios femininos no Brasil. Com 45 anos de história, comercializa atualmente mais de 11 milhões de pares de calçados por ano, além de bolsas e acessórios. Possui seis marcas – Arezzo, Schutz, Anacapri, Alexandre Birman, Fiever e Owme – com produtos que se destacam pela qualidade, design, conforto e inovação. As marcas da Arezzo&Co são associadas a um estilo de vida diferenciado e desejado. Contando com amplas linhas de produtos, conseguem alcançar públicos-alvo específicos além de atender a diferentes ocasiões de uso.

Ao longo dos anos, a companhia conquistou dezenas de prêmios nas áreas de produção, tecnologia, inovação, gestão, comercialização e web commerce. Foi considerada em diversos anos consecutivos a melhor franquia de calçados, bolsas e acessórios femininos no Brasil.

Sobre a SAP

Como empresa de nuvem impulsionada pelo SAP HANA, a SAP é líder de mercado em software de aplicativos corporativos, ajudando empresas de todos os tamanhos e em todos os setores: 77% da receita de transação do mundo toca um sistema SAP. Nossas tecnologias de machine learning, IoT e análise avançada ajudam a transformar as empresas dos clientes e empresas inteligentes. A SAP proporciona às pessoas e organizações uma visão de negócios profunda e promove a colaboração que as ajuda a permanecer à frente de seus concorrentes. Simplificamos a tecnologia para empresas para que elas possam consumir nosso software da maneira que quiserem – sem interrupções. Nosso pacote completo de aplicativos e serviços permite que mais de 425 mil empresas, dos setores público e privado, operem de forma lucrativa, se adaptem continuamente e façam a diferença. Com uma rede global de clientes, parceiros, funcionários e líderes de pensamento, a SAP ajuda o mundo a funcionar melhor e a melhorar a vida das pessoas. Para obter mais informações sobre a SAP Brasil, visite http://www.sap.com/brazil.

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